- Definice problému
- Vytvoření alternativních řešení
- Vyhodnocení a výběr alternativy
- Implementace a následná kontrola řešení
Čtyři základní kroky při řešení problémů
1. Definice problému
Diagnostikujte situaci tak, abyste se zaměřili na problém, nikoli pouze na jeho příznaky. Mezi užitečné techniky v této fázi patří použití vývojových diagramů k identifikaci očekávaných kroků procesu a diagramů příčin a následků k definování a analýze hlavních příčin.
V níže uvedeném článku jsou uvedeny klíčové kroky pro definování problémů. Tyto kroky podporují zapojení zainteresovaných stran, využití faktických informací, porovnání očekávání se skutečností a zaměření na základní příčiny problému.
Co je potřební:
- Prověřte a zdokumentujte, jak procesy v současnosti fungují (kdo co dělá, s jakými informacemi, pomocí jakých nástrojů, jak komunikuje s jakými organizacemi a jednotlivci, v jakém časovém rámci, jakou formou atd.).
- Vyhodnoťte možný dopad nových nástrojů a revidovaných politik na vývoj modelu „co by mělo být“.
2. Vytvoření alternativních řešení
Odložte výběr jednoho řešení, dokud nebude navrženo několik alternativ. Mít standard, s nímž lze porovnat vlastnosti konečného řešení, není totéž jako definovat požadovaný výsledek. Norma nám umožňuje posoudit různé zamýšlené výsledky, které nabízejí alternativy. Když se snažíte stavět směrem k požadovaným výsledkům, je velmi obtížné shromáždit dobré informace o procesu.
Zvážení více alternativ může výrazně zvýšit hodnotu vašeho konečného řešení. Jakmile tým nebo jednotlivec rozhodne o modelu „co by mělo být“, stane se tento cílový standard základem pro vypracování plánu zkoumání alternativ.
V této fázi řešení problémů jsou užitečnými nástroji brainstorming a techniky týmového řešení problémů.
Před vyhodnocením některého z nich by mělo být vytvořeno mnoho alternativních řešení.
Častou chybou při řešení problémů je, že se alternativy hodnotí tak, jak jsou navrženy, takže se vybere první přijatelné řešení, i když není nejvhodnější. Pokud se soustředíme na snahu dosáhnout požadovaných výsledků, přicházíme o možnost naučit se něco nového, co umožní skutečné zlepšení.
Stáhněte si naši e-knihu
Stáhněte si naši bezplatnou e-knihu a zjistěte, jak může společnost GQ Interim změnit vaše podnikání pomocí odborných řešení pro vedení!
3 . Vyhodnocení a výběr alternativy
Zkušení řešitelé problémů při výběru nejlepší alternativy používají řadu úvah. Zvažují, do jaké míry:
Konkrétní alternativa vyřeší problém, aniž by způsobila další neočekávané problémy.
- Všichni zúčastnění přijmou alternativu.
- Realizace alternativy je pravděpodobná.
- Alternativa odpovídá organizačním omezením.
4. Implementace a následná kontrola řešení
Vedoucí pracovníci mohou být vyzváni, aby nařídili realizaci řešení ostatním, „prodali“ řešení ostatním nebo usnadnili realizaci zapojením úsilí ostatních. Zdaleka nejefektivnějším přístupem bylo zapojení ostatních do implementace jako způsob minimalizace odporu vůči následným změnám.
Do implementace řešení musí být zabudovány kanály zpětné vazby, aby bylo možné průběžně monitorovat a testovat skutečné události oproti očekávání. Řešení problémů a techniky používané k jejich objasnění mohou být v organizaci efektivní pouze tehdy, pokud řešení zůstane na místě a bude aktualizováno tak, aby reagovalo na budoucí změny.
Obecný model řešení problémů
1. Definujte problém:
- Rozlište fakta od názorů
- Uveďte základní příčiny
- Získejte informace od každé zúčastněné osoby
- Uveďte konkrétní problém
- Určete, jaká norma nebo očekávání byla porušena
- Určete, v jakém procesu problém spočívá
- Vyhněte se snaze řešit problém bez údajů
2. Vytvořte alternativní řešení:
- Zpočátku hodnocení alternativ odložte
- Zapojte všechny zúčastněné osob do tvorby řešení
- Určete alternativy v souladu s cíli organizace
- Uveďte krátkodobé a dlouhodobé alternativy
- Brainstorming na základě nápadů ostatních
- Hledejte alternativy, které mohou problém vyřešit
3. Vyhodnoťte a vyberte alternativu:
- Vyhodnoťte alternativy vzhledem k cílovému standardu
- Vyhodnoťte všechny alternativy bez předpojatosti
- Vyhodnoťte alternativy vzhledem ke stanoveným cílům
- Zhodnoťte prokázané i možné výsledky
- Výslovně uveďte zvolenou alternativu
4. Implementace a následná kontrola řešení:
- Naplánujte a proveďte pilotní test vybrané alternativy.
- Získejte zpětnou vazbu od všech dotčených stran
- Hledejte přijetí nebo konsenzus všech dotčených osob
- Stanovte průběžná opatření a monitorování
- Vyhodnoťte dlouhodobé výsledky na základě konečného řešení
Závěr
Díky strukturovanému procesu řešení problémů se organizace mohou dostat dál než k povrchním řešením a řešit základní příčiny svých problémů. Přesné definování problému, prozkoumání široké škály alternativ, pečlivé vyhodnocení každé možnosti a realizace řešení s jasnými následnými opatřeními zajišťují udržitelnější výsledky. Zapojení klíčových zúčastněných stran do celého procesu nejen zvyšuje kvalitu rozhodnutí, ale také zvyšuje angažovanost a snižuje odpor ke změnám. Efektivní řešení problémů nakonec není jen o hledání rychlých odpovědí – jde o budování kultury neustálého zlepšování, učení a přizpůsobivosti.
Máte zájem o službu Interim Expert?
Zjistěte, jak může interim management výrazně zvýšit efektivitu vašeho podnikání. Kontaktujte náš tým a zjistěte, jak spolupráce s GQ Interim zlepší chod vaší společnosti.
- Začněte během několika dní
- Databáze více než 10 000 konzultantů
- Řešení klíčových problémů vašeho podniku
- Řešení na míru pro vaše obchodní potřeby
- Prokazatelné výsledky s měřitelným dopadem
Související články
- Rozhodovací matice, nazývaná také pugh matice, rozhodovací mřížka, výběrová matice nebo mřížka, problémová matice, matice pro výběr problému, analýza příležitostí, matice řešení, formulář pro hodnocení kritérií, matice založená na kritériích, hodnotí a upřednostňuje seznam možností. Tým nejprve sestaví seznam vážených kritérií a poté každou možnost hodnotí podle těchto kritérií. Jedná se o variantu matice ve tvaru písmene L.
- Vícekolové hlasování je rozhodovací nástroj, který se používá k zúžení velkého seznamu možností na nejvyšší priority prostřednictvím pořadového hlasování. Je ideální po brainstormingu, protože zajišťuje skupinový konsenzus. Členové přiřazují možnostem vážené hlasy, následuje sčítání a případná diskuse nebo opakované hlasování.
- Efektivní řešení problémů začíná jasným vymezením problému, zapojením zúčastněných stran a využitím faktů k odhalení hlavních příčin. Tato příručka popisuje čtyři základní kroky - od diagnostiky problému až po implementaci a monitorování řešení - pro trvalou a účinnou změnu.
- Řešení problémů a rozhodování jsou zásadní, vzájemně propojené dovednosti, které vyžadují kreativitu, jasný úsudek a důrazné provedení - obzvláště užitečné ve skupinovém prostředí prostřednictvím workshopů a brainstormingu.
