Centralizuje vaše organizační data a informace, stejně jako spolehlivou metodu pro dokumentaci postupů. Jaké jsou výhody?
Lepší kontrola procesů
Mít svá data v jednom centralizovaném systému vám nabízí větší kontrolu nad všemi vašimi procesy, bez ohledu na to, v jaké oblasti operací jsou zahrnuty. Někdy můžete mít různé typy dokumentů a to může způsobit určité problémy s manipulací. Máte například odlišný pracovní postup pro popis úlohy a pro specifikace dodavatele. Systém kontroly dokumentů udržuje vše snadno dostupné a na jednom místě.
Užitečné je také přizpůsobení informací obklopujících dokument, jako je oddělení, úroveň priority nebo prvky ISO. Tímto způsobem můžete mít všechny informace na jednom centrálním místě, ale můžete vyhledávat, filtrovat a měnit klíčová slova podle potřeby, abyste dokumenty snadno našli.
S vaším školicím systémem je také užitečný systém kontroly dokumentů. To vám nabízí plnou kontrolu nad školením zaměstnanců při vytváření nebo aktualizaci dokumentu. Při integraci se školicím systémem řízení dokumentů snadno definuje, kdo potřebuje školení, a automaticky aktualizuje záznamy.
Rychlejší a efektivnější spolupráce
Mít vše na jednom místě je šancí pro lepší komunikaci, interní i externí. Propojení všech vašich dokumentů s centrálním systémem, který obsahuje automatická upozornění a připomenutí, vám pomůže dosáhnout lepší spolupráce. Důležitým faktorem pro dosažení rychlé a efektivní spolupráce je zajištění toho, aby měl každý přístup k nejpřesnějším a nejaktuálnějším verzím dokumentů.
Dalším problémem týkajícím se spolupráce, zejména při komunikaci s dodavateli nebo zákazníky, je schopnost sdílet potřebné informace bez ohrožení bezpečnosti. Použití systému přímé komunikace eliminuje riziko ztráty nebo zachycení informací prostřednictvím kanálů, jako je e-mail. Tento typ systému dokáže filtrovat nebo uzamknout určité informace na základě zavedených pravidel, takže určité strany nebo uživatelé mají přístup pouze k tomu, co potřebují a mohou vidět, a žádné další citlivé dokumenty nebo informace.
Lepší viditelnost a platformy pro zlepšení
Pokud jsou informace prezentovány významným způsobem, lze je použít k rozhodování a zahájení zlepšování. Spouštění různých reportů umožňuje nahlédnout do různých silných a slabých stránek v rámci organizace a zvýraznit příležitosti, kterých je třeba využít, a oblasti, které by mohly využít zlepšení. Výsledky jsou důležité pro rozhodování. Při rozhodování na základě přesných dat si můžete být jisti, že výsledné akce zlepší vaše operace.
Když změníte své procesy tak, aby podporovaly tato zlepšovací opatření, je nutné připravit nové dokumenty nebo aktualizovat ty staré. Centralizovaný systém řízení dokumentů podporuje požadavky na změny a kontrolu revizí. Existuje způsob pro revizi, kontrolu a schvalovací proces nové verze dokumentu, který jí umožňuje automaticky nahradit starý dokument.
Funkce pomáhají zlepšovat tím, že umožňují rychlé provádění změn. Pokud je pracovní postup automatický, můžete si být jisti, že vaši zaměstnanci mají přístup k nejaktuálnějším verzím dokumentů. To výrazně snižuje množství času potřebného k implementaci změny. V případě potřeby dalšího školení na nových verzích systém automaticky upozorní každého, kdo to potřebuje.
Autor: Jana Loskotova
